Het bestuur van het pensioenfonds heeft onlangs een aantal compliance documenten geactualiseerd, te weten:
– Gedragscode
– Incidentenregeling
– Klokkenluidersregeling
– Compliance Charter
Deze documenten zijn hier te vinden.
De Gedragscode, Incidentenregeling en Klokkenluidersegeling zijn waar mogelijk in lijn gebracht met de meest recente versie van de model-regelingen van de Pensioenfederatie. Het Compliance Charter is geactualiseerd op basis van recente wet- en regelgeving. Hieronder volgt een korte toelichting op elk document.
Gedragscode
Het doel van de gedragscode is het waarborgen en handhaven van het vertrouwen van belanghebbenden in het pensioenfonds, door gewenst gedrag te stimuleren en ongewenst gedrag te voorkomen. Een tweede doel betreft het voorkomen van integriteitsrisico’s. De gedragscode kent daartoe algemene gedragsregels voor de zgn. Verbonden Personen van het pensioenfonds. “Verbonden Personen” zijn personen die op enigerlei wijze te maken hebben met de bedrijfsvoering en het functioneren van het pensioenfonds. Te denken valt aan leden van het bestuur; leden van de visitatiecommissie en het verantwoordingsorgaan; en externe personen die tijdelijk werken (op inhuur basis) ter ondersteuning van bestuur of commissies van het pensioenfonds.
De gedragscode bevordert de transparantie rondom gedragsregels en maakt duidelijk aan alle bij het pensioenfonds Verbonden Personen – ook voor de bescherming van hun eigen belangen – wat wel en wat niet is geoorloofd.
De gedragscode draagt mede bij aan het integer functioneren van het pensioenfonds ten behoeve van al diegenen die bij het pensioenfonds belang hebben en het waarborgen van de goede naam en reputatie van het pensioenfonds en de pensioensector in het algemeen.
De organisatie waaraan het pensioenfonds werkzaamheden heeft uitbesteed, dan wel wordt ingehuurd voor essentiele werkzaamheden van het pensioenfonds, moet beschikken over een gedragscode (inclusief een insiderregeling voor relevante groepen), die op uitgangspunten gelijkwaardig is aan die van het pensioenfonds.
Incidentenregeling
Deze Incidentenregeling geeft aan welke stappen gevolgd worden als het vermoeden bestaat dat er sprake is van een incident binnen het fonds. Doel van deze regeling is het beschrijven van de procedure omtrent het melden, vastleggen en afhandelen van incidenten, zodat eventuele schade kan worden voorkomen of beperkt.
Daarnaast wil het fonds leren van incidenten om herhaling te voorkomen. Het fonds streeft er naar een betrouwbare, transparante en lerende organisatie te zijn. Daarbij past een cultuur waarin medewerkersen andere personen Incidenten kunnen melden en waarin helder is hoe met deze melding zal worden omgegaan.
Klokkenluidersregeling
De Klokkenluiderregeling bevat een procedure voor het melden van (potentiële) misstanden binnen het fonds en de afhandeling daarvan. Een misstand kan worden gezien als een incident dat op andere wijze dan een incident gemeld dient te worden omdat het belang van de onderneming, van derden of van de eigen positie van de verbonden persoon in het geding kan zijn. De regeling bevat waarborgen voor de bescherming van de klokkenluider, die te goeder trouw melding maakt van (potentiële) misstanden.
Met deze regeling geeft het pensioenfonds uitvoering aan de vereisten van de Wet op het financieel toezicht (Wft), de Pensioenwet, de Code Pensioenfondsen ende Wet Huis voor Klokkenluiders 2016. De Pensioenwet schrijft voor dat een pensioenfonds zijn organisatie zodanig inricht dat deze een beheerste en integere bedrijfsvoering waarborgt. De Code Pensioenfondsen bepaalt dat een bestuur er voor zorg moet dragen dat alle betrokkenen bij het fonds de mogelijkheid hebben te rapporteren over onregelmatigheden van algemene, operationele en financiële aard. Dit kan gaan om onregelmatigheden zowel binnen het pensioenfonds als bij partijen aan wie taken worden uitbesteed. De Code bepaalt verder dat het bestuur er voor zorg moet dragen dat degenen die financieel afhankelijk zijn van het fonds zonder gevaar voor hun positie de mogelijkheid hebben te rapporteren over onregelmatigheden van algemene, operationele en financiële aard binnen het pensioenfonds. Met deze regeling wordt voorzien in deze eisen.
Compliance Charter
Doelstelling van compliance is het bevorderen van een integere cultuur binnen de organisatie van het pensioenfonds en in de externe relatie met derden, zoals uitbestedingspartners van het pensioenfonds. Een cultuur waar het als vanzelfsprekend is dat het pensioenfonds en de daaraan verbonden personen handelen in overeenstemming met de geldende maatschappelijke normen en de (ongeschreven) wet- en regelgeving. Een cultuur waarin de professionele, individuele verantwoordelijkheid gestimuleerd en beloond wordt.
Het Compliance Charter beschrijft de definitie, doelstellingen, scope, en taken en verantwoordelijkheden van de betrokkenen in het kader van het in stand houden van een integere organisatie, bedrijfsvoering en compliance. Het Compliance Charter belicht het belang dat het pensioenfonds hecht aan de inrichting en inbedding van compliance en sluit aan bij de kernwaarden van het fonds. Door het opstellen van het Compliance Charter wordt transparant gemaakt wie verantwoordelijk en aanspreekbaar is voor de integere bedrijfsvoering.
Vragen?
Mocht u vragen of opmerkingen hebben over de hiervoor genoemde compliance documenten, neem dan gerust even contact met onze compliance officer Paul Elion op. Paul is te bereiken op tel.nr. 06 222 31 890, of via de administrateur van het fonds (pensioenfonds@Ecolab.com).